VEELGESTELDE VRAGEN

Je mag alleen persoonsgegevens verwerken voor het doel waarvoor deze zijn verzameld en alleen op basis van een van de volgende 6 grondslagen.

a) Toestemming van de betrokkene;
b) uitvoering van een overeenkomst;
c) voldoen aan een wettelijke plicht
d) bescherming van de belangen van de betrokkene of een andere natuurlijke persoon
e) uitvoering taak van algemeen belang
f) behartiging van gerechtvaardigde belangen

Voor alle gegevens die u verwerkt moet u zich dus afvragen met welk doel je dat doet en op basis van welke van de hierboven genoemde grondslagen. Als sportvereniging zal je vooral gegevens verwerken op basis van de eerste twee grondslagen: uitvoering van de (lidmaatschaps)overeenkomst en toestemming van de betrokkene.

Gegevens die je bijvoorbeeld nodig hebt voor de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst zijn:

a. adresgegevens voor de ledenadministratie;
b. adresgegevens voor de oproeping van de algemene ledenvergadering;
c. bankgegevens voor de afschrijving van de contributie;
d. geboortejaar/datum voor de indeling in categorieën (datum alleen indien jaar niet voldoende is).

Wees voorzichtig met het gebruik van de grondslag ‘behartiging van gerechtvaardigde belangen’. Bij het gebruik van deze grondslag moet een belangenafweging worden gemaakt tussen de privacy van de betrokkene en het belang van de vereniging bij het verwerken van de persoonsgegevens.

Voor het maken en publiceren van beeldmateriaal moet de sportorganisatie toestemming hebben van herkenbaar in beeld gebrachte betrokkenen, óf een gerechtvaardigd belang hebben. Denk bij een gerechtvaardigd belang bijvoorbeeld aan persvrijheid, direct marketing, promotie van de organisatie of beveiliging. Ook wedstrijdverslaggeving kan gemotiveerd onder het gerechtvaardigd belang vallen. Een sportorganisatie mag in dat geval foto’s en beelden van wedstrijden publiceren of uitzenden, ook als daarbij bijvoorbeeld toeschouwers herkenbaar in beeld komen.

De belangenafweging moet zorgvuldig zijn en de belangen van de vereniging én die van de betrokkenen moeten uitvoerig afgewogen en beschreven. De juiste belangenafweging is belangrijk om fouten te voorkomen.

Let op bij jeugd jonger dan 16 jaar: hun privacybelang weegt extra zwaar. Vraag daarom uitdrukkelijk toestemming aan de ouders of voogd voordat je overgaat tot publicatie.

Als het gaat om foto’s en/of filmpjes van feesten of andere bijeenkomsten op de vereniging, is uitdrukkelijke toestemming nodig voor het publiceren. Dit geldt ook als de foto’s en/of filmpjes worden gepubliceerd in een besloten groep (bijvoorbeeld op social media).

Wil je persoonsgegevens verwerken op basis van de grondslag toestemming, dan kun je die toestemming vragen via een toestemmingsformulier. Hierbij moet worden gelet op het volgende:

a. Toestemming moet actief zijn gegeven. Maak dus geen gebruik van vooraf aangevinkte vakjes.
b. Toestemming moet voldoende concreet zijn gegeven. Het moet duidelijk zijn waar de toestemming voor wordt gevraagd, je mag de gegevens ook niet voor iets anders gebruiken;
c. Het verzoek om toestemming moet duidelijk, kort en bondig zijn;
d. Toestemming moet vrijwillig worden gegeven;
e. Betrokkene moet de toestemming altijd weer eenvoudig kunnen intrekken;
f. Bij jeugd (jonger dan 16 jaar) moet de ouder of voogd toestemming geven. Dit geldt voor aanmelding als lid, maar ook voor inschrijving voor toernooien, kampen of een nieuwsbrief.

Nee, je moet van iedereen van wie je persoonsgegevens verwerkt (bijvoorbeeld publicatie) toestemming hebben. De teampcaptain kan geen vervangende toestemming geven tenzij hij gemachtigd is (en hij dit kan aantonen).

Wanneer is een verwerkersovereenkomst verplicht?
Er is een verwerkersovereenkomst nodig als er een verantwoordelijke en een verwerker is. Voor het onderscheid tussen verwerkingsverantwoordelijke en verwerker is bepalend dat een verwekingsverantwoordelijke degene is die het doel en de middelen voor de gegevensverwerking vaststelt. Een verwerker heeft géén zeggenschap over het doel en de middelen en handelt uitsluitend in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke bij het verwerken van persoonsgegevens, waarbij de verwerking de primaire opdracht is.

Het bepalen van het doel en de middelen kan ook betekenen dat de verantwoordelijke kiest voor inschakeling van een partij die gegevens op een bepaalde manier verwerkt en niet voor een andere partij.

Afspraken binnen de NJBB
In de statuten van de NJBB is bepaald dat verenigingsleden “automatisch” lid worden van de NJBB op het moment dat zij lid worden van een lidvereniging. De verenging meldt de sporter bij de bond aan en draagt ook de bondscontributie af. Dit is vaak in de statuten of het huishoudelijk reglement van de lidvereniging geregeld.

Door deze constructie ontstaan er twee overeenkomsten. Er is dan een overeenkomst tussen (1) de sporter en de lidvereniging en (2) tussen de sporter en de NJBB. Onderdeel van de overeenkomst met de lidvereniging is dat de sporter lid wordt van de NJBB, dat de lidvereniging hem aanmeldt en de bondscontributie voor hem afdraagt.

TIP: Het is verstandig op het aanmeldformulier van de vereniging duidelijk op te nemen dat de sporter bij lidmaatschap van de vereniging ook lid van de NJBB wordt. Ook is het verstandig op te nemen dat de vereniging zorgt voor aanmelding en contributieafdracht aan de NJBB. Zo gaat het lid bewust beide lidmaatschappen aan en is het goed op de hoogte.

De lidvereniging levert de persoonsgegevens van de sporter aan bij de NJBB als zij deze bij de NJBB aanmeldt. Het betreft, vanuit het perspectief van de lidvereniging, verstrekking van gegevens aan een derde (de NJBB) ter uitvoering van de sportovereenkomst met de vereniging.

Omdat de sporters lid zijn van zowel de lidvereniging als de NJBB zijn lidverenging en NJBB beiden verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Beiden moeten daarom een eigen grondslag hebben voor de verwerkingen die zij doen. Vaak zal dit neerkomen op Uitvoering van de (eigen) overeenkomst of Gerechtvaardigd belang. In deze situatie is géén verwerkersovereenkomst tussen vereniging en bond vereist.

Een verwijzing in het huishoudelijk reglement is niet verplicht maar zeker een goede plaats om de leden op de privacyverklaring te wijzen. Opname in de statuten ligt minder voor de hand omdat deze bij notaris gewijzigd moeten worden en deze minder actief gelezen worden.

Het gaat er om dat je betrokkenen op eigen initiatief informeert over wat er met hun gegevens gebeurt en wat hun rechten zijn. Dat doe je door de privacyverklaring bijvoorbeeld op de website te zetten. In verschillende uitingen verwijs je vervolgens naar deze privacyverklaring. Denk naast het huishoudelijk reglement aan een vaste tekst onderaan e-mails, op inschrijvingsformulieren en andere uitingen.