Volg ons
  • di. sep 21st, 2021

Alles over Petanque

allesoverpetanque.nl

Veelgestelde vragen

  • Home
  • Veelgestelde vragen
Delen graag

VRAGEN?

Ledenadministratie

Veelgestelde vragen nieuwe ledenadministratie AllUnited
Alles wat je wilt weten over de digitale licentiepas
1. Wat zijn de voordelen van de digitale licentiepas?

Het overstappen van de plastic pas naar een digitale licentiepas heeft meerdere redenen. Voorheen konden de passen niet eerder dan medio februari geleverd worden terwijl bijvoorbeeld de NPC en districtscompetities gewoon doorlopen. Daarnaast worden de mutaties in lidmaatschappen nu nog sneller verwerkt hetgeen ten goede komt van de sporter. Het scheelt ook kosten in onder andere manuren en kosten voor de aanschaf en bedrukking van pasjes. Op het moment dat een lid een pas kwijtraakt, worden hiervoor geen kosten meer in rekening gebracht aangezien deze pas altijd digitaal beschikbaar is. Bovendien scheelt het de verenging ook tijd gezien de pasjes niet meer hoeven te worden uitgedeeld en niet meer hoeven te worden verstuurd (bij bijvoorbeeld overschrijvingen).

Tenslotte wordt sportbonden ook sterk verzocht om na te denken over duurzaamheid. Per jaar worden er +/- 20.000 plastic pasjes verstuurd. Door dit te digitaliseren, draagt de NJBB in ieder geval een klein steentje bij aan het verduurzamen van de maatschappij.

2. Ik beschik niet over een mobiele telefoon, hoe kan ik dan mijn digitale pas laten zien?

De digitale licentiepas is ook te printen. Dit kan de ledenadministrateur van de vereniging voor je doen, maar de ledenadministrateur kan je digitale licentiepas ook naar je e-mailen (op creditcardformaat) waardoor je deze kunt opslaan op je computer en de licentiepas zelf kunt printen. De ledenadministrateur van de vereniging kan te allen tijde bij de digitale licentiepas van de leden.

De ledenadministrateur kan via een export alle digitale licentiepassen printen, e-mailen of de licentiepassen printen van leden die niet over een e-mailadres beschikken. Bovendien kan de ledenadministrateur de digitale licentiepas persoonlijk sturen naar ieder lid via een afzonderlijke e-mail vanuit het systeem. De digitale licenties kunnen worden geprint in creditcard formaat zodat de licenties makkelijk kunnen worden bewaard. Voor de digitale licentiepas op de mobiel wordt een aparte download klaargezet voor de leden zodat die in het juiste formaat kan worden gedownload ter grootte van het scherm van je mobiel.

3. Voor wie is de Scannapp bedoeld en wat kun je er mee?

De NJBB Scanapp is een speciale applicatie (app) voor leden én functionarissen van de NJBB. Via de Scanapp kunnen alle leden makkelijk en snel de digitale licentie raadplegen. De QR-code wordt namelijk in de app geladen en is op die manier altijd makkelijk bij de hand. Daarnaast kan iedereen via de app op de hoogte blijven van het laatste nieuws, je mening geven bij de wekelijkse pol en zie je in één oogopslag de social media updates.

Gediplomeerde functionarissen, scheidsrechters en wedstrijdleiders, hebben nog een extra functionaliteit binnen de app. Deze personen hebben namelijk een scan mogelijkheid. Bij het scannen van de QR-code van een lid wordt dan aangegeven of een lid speelgerechtigd is en wordt ter controle de naam, het licentienummer en de verenigingsnaam getoond. Verdere informatie over het downloaden en gebruiken van de Scanapp staat op de website (www.njbb.nl) onder het menu Ledenadministratie.

4. Waarom staat mijn functie(s) niet op de digitale licentie, net als mijn extra lidmaatschappen?

Wanneer leden de digitale licentie ontvangen via de vereniging dan staan de extra lidmaatschappen en functies niet op de digitale licentie. Dat komt namelijk doordat de bondsfuncties niet bekend zijn binnen het systeem van de verenging, net als welke leden bij een andere vereniging nog een lidmaatschap hebben.

Wanneer leden zelf online de digitale licentie downloaden, dan staan wel alle lidmaatschappen en functies op de digitale licentie. Alleen de functie van scheidsrechter en wedstrijdleider staan op de digitale licentie, vanwege het kunnen aantonen van de functie wanneer daar om wordt gevraagd. Verdere informatie over het online downloaden van de digitale licentie staat op de website.

5. Als wedstrijdleider ben ik gewend om tijdens een toernooi de licentiepassen in te nemen en als de 1e partijen startte, ging ik de licentiepassen rustigcontroleren. Hoe wordt dat straks opgelost want deelnemers gaan niet hun mobiel bij de wedstrijdtafel achterlaten?

Als de NJBB Scanapp op de mobiele telefoon wordt geïnstalleerd dan kan met deze app de QR gescand worden. Er wordt dan direct gecontroleerd of een lid speelgerechtigd is.

De app kan op de mobiele telefoon worden gedownload. Het is van belang dat er mobiele data (3G of 4G) beschikbaar is op de mobiele telefoon zodat de gegevens van de app kunnen worden gebruikt. Daarnaast wordt aangeraden om de mobiele telefoon van te voren goed op te laden voor een toernooi en/of een oplader mee te nemen naar het toernooi. Wanneer een hoog deelnemersaantal wordt verwacht bij een toernooi, kunnen personen worden gevraagd om te assisteren bij de wedstrijdtafel met de app zodat meerdere personen de digitale licenties controleren van de deelnemende spelers.

Spelers kunnen daarnaast de digitale licentie per e-mail of bijvoorbeeld via WhatsApp naar teamgenoten sturen zodat de teamcaptain van het equipe zich kan melden met alle digitale licenties van zijn of haar team.

6. Hoe worden de wedstrijdleiders en scheidsrechters hierover geïnformeerd?

De scheidsrechters en wedstrijdleiders waarvan een e-mailadres bekend is, hebben destijds een speciale nieuwsbrief ontvangen. Deze nieuwsbrief is ook naar het secretariaat van de vereniging verstuurd zodat ze deze nieuwsbrief kunnen doorzetten aan de functionarissen van de vereniging. Daarnaast is alle informatie na te lezen op de website.

7. Op mijn vereniging organiseren wij regelmatig “husselavonden” waarbij ik mijn licentiepas inleverde bij de wedstrijdtafel. Hoe wordt dat opgelost?

Het is mogelijk om voor deze gelegenheid een printversie van je digitale licentiepas mee te nemen. Daarnaast wordt een speciale export klaargezet voor verenigingen om de digitale licentiepas en/of naamkaartjes te downloaden van leden van de vereniging voor de husselavonden.

8. We geven als vereniging de licenties normaal gesproken pas uit als leden hebben betaald en houden de licenties achter bij leden die niet hebben betaald. Hoe kan dat in het nieuwe systeem?

Verenigingen kunnen in het nieuwe systeem bij meerdere leden de digitale licentiepas blokkeren wanneer leden nog niet hebben betaald. Het is eveneens mogelijk om op voorhand de digitale licentiepas van leden te blokkeren. Dit raden wij echten niet aan omdat deze leden dan ook niet kunnen deelnemen aan toernooien en competities. De mogelijkheid om licenties te kunnen blokkeren is meer geschikt voor leden die vaker te laat of niet hebben betaald en achterstallige betalingen hebben openstaan.

Alles wat je wilt weten over lidmaatschap
9. Hoe zit het lidmaatschap precies in elkaar?

Ieder lid dat zich aanmeldt bij een vereniging wordt door de ledenadministrateur aangemeld in de bondsapplicatie met een primair lidmaatschap (eerste lidmaatschap). Als het lid in kwestie al over een primair lidmaatschap beschikt bij een andere vereniging dan kan voor deze persoon alleen een extra lidmaatschap worden toegevoegd. Als hij/zij toch een primair lidmaatschap wil afsluiten bij deze vereniging dan zal er een overschrijving plaats vinden (van primair lidmaatschap bij vereniging a naar primair lidmaatschap naar vereniging b).

10. Hoe werkt overschrijven?

Als een lid overgeschreven wil worden, dan moet de huidige vereniging (vereniging a) in de ledenadministratie aangeven dat de speler in kwestie “overgeschreven” wil worden bij de afmelding. Het is dus van belang om een lid af te melden oftewel de tot en met datum in te voeren. Pas daarna kan de nieuwe vereniging (vereniging b) het lid aanmelden met een primair lidmaatschap. Het systeem zorgt er dan automatisch voor dat alleen de € 5, - euro aan administratiekosten in rekening wordt gebracht bij de nieuwe vereniging.

11. Wanneer kan een speler overgeschreven worden?

Dit kan op elk moment. De speler in kwestie moet er wel rekening mee houden dat hij/zij een lopende competitie niet meer af mag maken namens de huidige vereniging en ook niet mag deelnemen aan dezelfde competitie namens de nieuwe vereniging. Wanneer er niet is deelgenomen aan een competitie namens de huidige vereniging kan hij/zij bij de nieuwe vereniging deelnemen aan een competitie.

12. Hoe zit het met deelname aan competities?

Een lid kan deelnemen aan meerdere districtscompetities namens meerdere verenigingen waar hij/zij een lidmaatschap (primair, maar ook extra) van heeft. Maar per districtscompetitie kan men maar deelnemen namens één vereniging. Dit kan per competitie echter verschillen indien een lid meerdere lidmaatschappen heeft. Het is alleen mogelijk om namens de vereniging van je primaire lidmaatschap deel te nemen aan de NPC.

13. Hoeveel bedragen de kosten?

De kosten voor de bondsbijdrage staan op www.njbb.nl onder het menu Over de NJBB en het submenu Contributie.

Systeem AllUnited
14. Kunnen we boules registreren?

Het is mogelijk om boules te registreren in het nieuwe systeem van AllUnited. Het is ook mogelijk om in het systeem het unieke nummer van de boules te noteren. De gegevens van de boules van de leden kunnen te allen tijde worden gewijzigd en worden bijgewerkt.

15. Waar kan ik relaties van de vereniging noteren?

De verenigingen hebben de mogelijkheid om uit twee verschillende relatietypes te kiezen. Dit betreft ‘Lid’ en ‘Overige relatie’. Een vereniging dient alle leden aan te melden. Voor deze leden ontvangt de vereniging een digitale licentie die ook als verzekeringsbewijs dient. Het relatietype “overige relatie” mag alleen gebruikt worden voor personen die geen lid zijn van de vereniging, bijvoorbeeld sponsoren, leveranciers of donateurs.

16. Vanaf wanneer worden de gegevens automatisch gedeeld met het systeem van de landelijke organisatie?

De gegevens van de verschillende relatietypes worden elke nacht gedeeld met het systeem van de landelijke organisatie. Dit gebeurt door middel van een automatische synchronisatie die wordt gedraaid door de interface. Het is ook mogelijk om de interface handmatig te draaien. Dit kan handig zijn als een speler dezelfde dag nog moet kunnen spelen met zijn/haar digitale licentie. Daarnaast kan direct gecheckt worden of er eventueel foutmeldingen zijn geconstateerd. Verdere uitleg over het draaien van de interface staat in de handleiding in AllUnited.

17. Kunnen leden ook zelf wijzigingen doorvoeren in het systeem?

Nee, leden kunnen niet zelf wijzigingen doorvoeren in het systeem. Via AllUnited wordt er een mutatieformulier klaar gezet. Dit mutatieformulier kunnen verenigingen op hun eigen website plaatsen. Als het mutatieformulier wordt ingevuld ontvangt de ledenadministrateur een e-mail en een pop-up in het systeem als er een mutatie is doorgegeven. De ledenadministrateur moet de mutatie goed- of afkeuren. Pas na goedkeuring wordt de wijziging verwerkt. Hetzelfde geldt voor de NJBB Scanapp. Als gegevens verkeerd staan in de app dan kan dat worden doorgegeven aan de ledenadministrateur van de vereniging.

18. Waar kan ik ereleden noteren?

Ereleden van de vereniging kunnen worden bijgehouden doordat het lid het label erelid krijgt toegekend. In de lijst van functies kan dit label gekozen worden.

19. Kan ik leden die deelnemen aan de NPC een aparte e-mail sturen en van een of meerdere team(s) de digitale licenties downloaden?

Om de lijst van NPC-spelers en/of digitale licenties van één NPC-team te downloaden, is het van belang om bij de betreffende spelers het vrije veld NPC Team in te vullen door erachter te zetten in welk team de betreffende speler speelt middels het teamnummer (1, 2, 3 etc.). Dat kan door naar de relatiekaart van een lid te gaan en helemaal onderaan in het vrije veld het cijfer in te vullen. Via de selectiewizard NPC-spelers kunnen dan alle spelers van één of meerdere teams een e-mail worden gestuurd en/of de digitale licenties worden geprint/verstuurd.

20. Worden de licentienummers van leden die vroeger lid waren herkent wanneer die zich opnieuw aanmelden?

Nee, alleen de gegevens van actieve leden worden gemigreerd naar het nieuwe systeem van AllUnited. Door de AVG-wetgeving is het niet toegestaan om gegevens van “niet-leden” te migreren. Als deze “niet-leden” weer lid worden, zullen zij op dat moment een nieuw licentienummer toegekend krijgen.