VEEL GESTELDE VRAGEN

ALLES WAT JE WILT WETEN OVER DE NIEUWE LEDENADMINISTRATIE ALLUNITED

LEDENADMINISTRATIE

Waarom stapt de NJBB over op een nieuwe bondsapplicatie?

De software waarin de huidige applicatie is gebouwd, wordt niet meer ondersteund door de leverancier waardoor de NJBB genoodzaakt is om over te stappen op een nieuw pakket. De afgelopen jaren hebben diverse partijen zich gespecialiseerd in totaaloplossingen voor sportverenigingen. AllUnited biedt een geïntegreerde totaaloplossing waardoor het voor verenigingen mogelijk is om naast de ledenadministratie ook gebruik te maken van andere modules die dit systeem biedt (bijv. contributie inning, website etc.). Dit is een wens die verenigingen al vaker hebben aangegeven bij de landelijke organisatie

Wat zijn de grootste veranderingen?

Het pakket van AllUnited biedt meer mogelijkheden waardoor het voor iedere ledenadministrateur in de startfase mogelijk even wennen zal zijn. De grootste wijziging t.o.v. de huidige situatie zal zijn dat ledenadministrateurs gevraagd wordt om voor 31 december de ledenmutaties door te voeren voor het nieuwe jaar. In de huidige situatie was dat 31 januari. Dit heeft te maken dat direct vanaf de 1e week van januari de digitale licentiepas beschikbaar is.

 

Tot wanneer kan met de oude ledenadministratie en vanaf wanneer moet met de nieuwe ledenadministratie gewerkt worden?

Tot en met vrijdag 8 november kan met de huidige ledenadministratie gewerkt worden. In de week van 11 t/m 15 november wordt de huidige ledenadministratie dichtgezet. De op dat moment bekende leden worden geconverteerd naar de nieuwe omgeving. In de week van 18 november kunnen alle verenigingen gaan werken met het nieuwe pakket van AllUnited.

ALLES WAT JE WILT WETEN OVER DE DIGITALE LICENTIEPAS

DIGITALE LICENTIEPAS

Waarom wordt overgestapt op een digitale licentiepas?

Het overstappen van de plastic pas naar een digitale licentiepas heeft meerder redenen. In de huidige situatie konden de passen niet eerder dan medio februari geleverd worden terwijl bijv. de NPC en districtscompetities gewoon doorlopen. Daarnaast worden mutaties in lidmaatschappen nu nog sneller verwerkt hetgeen ten goede komt van de sporter. Het scheelt ook kosten in o.a. manuren en kosten voor de aanschaf en bedrukking van pasjes. Op het moment dat een lid een pas kwijtraakt, worden hiervoor geen kosten meer in rekening gebracht aangezien deze pas altijd digitaal beschikbaar is. Tenslotte wordt sportbonden ook sterk verzocht om na te denken over duurzaamheid. Per jaar worden er +/- 20.000 plastic pasjes verstuurd. Door dit te digitaliseren, draagt de NJBB in ieder geval een klein steentje bij aan het verduurzamen van de maatschappij.

Waarom stapt de NJBB überhaubt over op een nieuwe bondsapplicatie?

De software waarin de huidige applicatie is gebouwd, wordt niet meer ondersteund door de leverancier waardoor de NJBB genoodzaakt is om over te stappen op een nieuw pakket. De afgelopen jaren hebben diverse partijen zich gespecialiseerd in totaaloplossingen voor sportverenigingen. AllUnited biedt een geïntegreerde totaaloplossing waardoor het voor verenigingen mogelijk is om naast de ledenadministratie ook gebruik te maken van andere modules (optioneel) die dit systeem biedt (bijv. contributie inning, website etc.). Dit is een wens die verenigingen al vaker hebben aangegeven bij de landelijke organisatie.

Ik beschik niet over een mobiele telefoon, hoe kan ik dan mijn digitale pas laten zien?

De digitale licentiepas is ook te printen. Dit kan de ledenadministrateur voor je doen maar de ledenadministrateur kan jouw digitale licentiepas ook naar je e-mailen waardoor je deze kunt opslaan op je computer en de licentiepas zelf kunt printen.

Op mijn vereniging organiseren wij regelmatig “husselavonden” waarbij ik mijn licentiepas inlever bij de wedstrijdtafel. Hoe wordt dat straks opgelost?

Het is mogelijk om voor deze gelegenheid een printversie van je digitale licentiepas mee te nemen.

Tijdens een toernooi neem ik als wedstrijdleider de passen in en als de 1e wedstrijd gestart is, ga de licentiepassen rustig controleren. Hoe wordt dat straks opgelost want deelnemers gaan niet hun mobiel bij de wedstrijdtafel achterlaten

Er wordt momenteel gewerkt aan een “app” voor personen achter de wedstrijdtafel. Als de app op een telefoon wordt geïnstalleerd dan kan met deze app de licentiepas gescand worden. Er wordt dan direct gecontroleerd of de licentiepas nog geldig is. Deze applicatie wordt in het 1e kwartaal van 2020 uitgerold. Tot die tijd zou deelnemers verzocht kunnen worden om een printje van hun digitale licentiepas mee te nemen.

 

ALLES WAT JE WILT WETEN OVER LIDMAATSCHAP

LIDMAATSCHAP

Hoe zit het lidmaatschap precies in elkaar?

Een lid dat zich aanmeldt bij een vereniging wordt door de ledenadministrateur aangemeld in de bondsapplicatie met een 1e lidmaatschap (primair lidmaatschap). Als het lid in kwestie al over een 1e lidmaatschap beschikt bij een andere vereniging dan kan voor deze persoon alleen een extra lidmaatschap worden toegevoegd. Als hij/zij toch een 1e lidmaatschap wil afsluiten bij deze vereniging dan zal er een overschrijving plaats vinden (van 1e lidmaatschap bij club a naar 1e lidmaatschap naar club b)

 

Hoe werkt overschrijven?

Als een lid overgeschreven wil worden, dan moet de huidige club (club a) in de ledenadministratie aangeven dat de speler in kwestie “overgeschreven” wil worden. Pas daarna kan de nieuwe vereniging (club b) het lid aanmelden met een 1e lidmaatschap.

 

Wanneer kan een speler overgeschreven worden?

Dit kan op elk moment. De speler in kwestie moet er wel rekening mee houden dat hij een lopende competitie waarin hij uitkomt voor Club A niet meer af mag maken namens club A en niet mag deelnemen aan dezelfde competitie namens Club B. Wanneer er niet is deelgenomen aan de competitie namens Club A kan er namens Club B bij een overschrijving wel worden deelgenomen aan de competitie

Hoe zit het met deelname aan competities?

Een lid kan deelnemen aan meerdere districtscompetities namens meerdere clubs waar hij/zij een lidmaatschap van heeft. Maar per districtscompetitie kan men maar deelnemen namens één club. Dit kan per competitie echter verschillen indien een lid meerdere lidmaatschappen heeft. Het is alleen mogelijk om namens de eerste
vereniging deel te nemen aan de NPC.

Hoeveel bedragen de kosten in 2020?
  • Bondsbijdrage senioren 22,50
  • Bondsbijdrage senioren vanaf 01 juli 11,25
  • Bondsbijdrage jeugd (tot 18 jaar) 11,25
  • Bondsbijdrage jeugd (tot 18 jaar) vanaf 01 juli 5,75
  • Administratiekosten overschrijven 5,00
  • Administratiekosten extra lidmaatschap 5,00

 

SYSTEEM ALLUNITED

ALL UNITED

Kunnen we boules registreren?

Het is mogelijk om boules te registreren in het nieuwe systeem van AllUnited. Vooraf is een format gestuurd naar alle verenigingen om de set boules van de leden door te geven. Het is bij de livegang van het nieuwe systeem ook mogelijk om het unieke nummer van de boules te noteren. De gegevens van de boules van de leden kan te allen tijde worden gewijzigd en worden bijgewerkt. Wanneer geen gebruik is gemaakt van het importformat kunnen de ledenadministrateurs van de vereniging achteraf handmatig de boules registreren in het systeem.

Vanaf wanneer worden de gegevens automatisch gesynchroniseerd?

Vanaf 1 januari 2020 draait de interface elke nacht. Het is ook mogelijk om de interface handmatig te draaien. Dit kan handig zijn als een speler dezelfde dag nog moet kunnen spelen met zijn/haar licentiepas. Daarnaast kan direct gecheckt worden of er eventueel foutmeldingen zijn geconstateerd. 

Waar kan ik relaties van de vereniging noteren?

De verenigingen hebben de mogelijkheid om uit twee verschillende relatietypes te kiezen. Dit bereft ‘Lid’ en ‘Overige relatie’. Voor de leden die worden aangemeld, betaalt de vereniging een bondsafdracht. Deze leden en ontvangen een licentie en zijn daarmee ook verzekerd. De overige relaties kunnen gebruikt worden voor personen die geen lid zijn van de vereniging, bijvoorbeeld partners, sponsoren, leveranciers of vrijwilligers. 

Kunnen leden ook zelf wijzigingen doorvoeren in het systeem?

Nee, leden kunnen niet zelf wijzigingen doorvoeren in het systeem. Via AllUnited wordt er een mutatieformulier klaar gezet. Dit mutatieformulier kunnen verenigingen op hun eigen website plaatsen. Als het mutatieformulier wordt ingevuld ontvangt de ledenadministrateur een e-mail en een pop-up in het systeem als er een mutatie is doorgegeven. De ledenadministrateur moet de mutatie goed- of afkeuren. Pas na goedkeuring wordt de wijziging verwerkt.   

Waar kan ik ereleden noteren?

Ereleden van de vereniging kunnen worden bijgehouden doordat het lid het label erelid krijgt toegekend. In de lijst van functies kan dit label gekozen worden. 

 

HOE WERKT DE ALLUNITED CLUBAPP

De ClubApp kan alleen gebruikt worden bij een upgrade van jouw vereniging!

Hoe krijg ik mijn licentie

Dat gaan we u uitleggen! >>>

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *