VEEL GESTELDE VRAGEN

ALLES WAT JE WILT WETEN OVER DE NIEUWE LEDENADMINISTRATIE ALLUNITED
LEDENADMINISTRATIE

Waarom stapt de NJBB over op een nieuwe bondsapplicatie?

De software waarin de huidige applicatie is gebouwd, wordt niet meer ondersteund door de leverancier waardoor de NJBB genoodzaakt is om over te stappen op een nieuw pakket. De afgelopen jaren hebben diverse partijen zich gespecialiseerd in totaaloplossingen voor sportverenigingen. AllUnited biedt een geïntegreerde totaaloplossing waardoor het voor verenigingen mogelijk is om naast de ledenadministratie ook gebruik te maken van andere modules die dit systeem biedt (bijv. contributie inning, website etc.). Dit is een wens die verenigingen al vaker hebben aangegeven bij de landelijke organisatie

Wat zijn de grootste veranderingen?

Het pakket van AllUnited biedt meer mogelijkheden waardoor het voor iedere ledenadministrateur in de startfase mogelijk even wennen zal zijn. De grootste wijziging t.o.v. de huidige situatie zal zijn dat ledenadministrateurs gevraagd wordt om voor 31 december de ledenmutaties door te voeren voor het nieuwe jaar. In de huidige situatie was dat 31 januari. Dit heeft te maken dat direct vanaf de 1e week van januari de digitale licentiepas beschikbaar is.

 

Tot wanneer kan met de oude ledenadministratie en vanaf wanneer moet met de nieuwe ledenadministratie gewerkt worden?

Tot en met vrijdag 8 november kan met de huidige ledenadministratie gewerkt worden. In de week van 11 t/m 15 november wordt de huidige ledenadministratie dichtgezet. De op dat moment bekende leden worden geconverteerd naar de nieuwe omgeving. In de week van 18 november kunnen alle verenigingen gaan werken met het nieuwe pakket van AllUnited.

ALLES WAT JE WILT WETEN OVER DE DIGITALE LICENTIEPAS
DIGITALE LICENTIEPAS

Waarom wordt overgestapt op een digitale licentiepas?

Het overstappen van de plastic pas naar een digitale licentiepas heeft meerder redenen. In de huidige situatie konden de passen niet eerder dan medio februari geleverd worden terwijl bijv. de NPC en districtscompetities gewoon doorlopen. Daarnaast worden mutaties in lidmaatschappen nu nog sneller verwerkt hetgeen ten goede komt van de sporter. Het scheelt ook kosten in o.a. manuren en kosten voor de aanschaf en bedrukking van pasjes. Op het moment dat een lid een pas kwijtraakt, worden hiervoor geen kosten meer in rekening gebracht aangezien deze pas altijd digitaal beschikbaar is. Tenslotte wordt sportbonden ook sterk verzocht om na te denken over duurzaamheid. Per jaar worden er +/- 20.000 plastic pasjes verstuurd. Door dit te digitaliseren, draagt de NJBB in ieder geval een klein steentje bij aan het verduurzamen van de maatschappij.

Ik beschik niet over een mobiele telefoon, hoe kan ik dan mijn digitale pas laten zien?

De digitale licentiepas is ook te printen. Dit kan de ledenadministrateur voor je doen maar de ledenadministrateur kan jouw digitale licentiepas ook naar je e-mailen waardoor je deze kunt opslaan op je computer en de licentiepas zelf kunt printen.

Op mijn vereniging organiseren wij regelmatig “husselavonden” waarbij ik mijn licentiepas inlever bij de wedstrijdtafel. Hoe wordt dat straks opgelost?

Het is mogelijk om voor deze gelegenheid een printversie van je digitale licentiepas mee te nemen.

Tijdens een toernooi neem ik als wedstrijdleider de passen in en als de 1 e wedstrijd gestart is, ga ik de licentiepassen rustig controleren. Hoe wordt dat straks opgelost want deelnemers gaan niet hun mobiel bij de wedstrijdtafel achterlaten?

Er wordt momenteel gewerkt aan een “app” voor personen achter de wedstrijdtafel. Als de app op een telefoon wordt geïnstalleerd dan kan met deze app de licentiepas gescand worden. Er wordt dan direct gecontroleerd of de licentiepas nog geldig is. Deze applicatie wordt in het 1e kwartaal van 2020 uitgerold. Middels de app kunnen de licenties worden gescand en wordt direct aangegeven of een lid speelgerechtigd is. De app kan op de mobiel worden gedownload. Het is van belang dat er mobiele data (3G of 4G) beschikbaar is op de mobiel zodat de gegevens van de app kunnen worden gebruikt. Wanneer een hoog deelnemersaantal wordt verwacht bij een toernooi kunnen personen worden gevraagd om te assisteren bij de wedstrijdtafel met de app zodat meerdere personen de licenties controleren van de deelnemende spelers. Spelers kunnen daarnaast de digitale licentiepas per e-mail of bijvoorbeeld via WhatsApp naar teamgenoten sturen zodat de teamcaptain van het equipe zich kan melden met alle digitale licenties van zijn of haar team.

Wij geven als vereniging de licenties normaal gesproken pas uit als leden hebben betaald en houden de licenties achter bij leden die niet hebben betaald. Hoe kan dat in het nieuwe systeem?

Verenigingen kunnen in het nieuwe systeem bij meerdere leden de digitale licentiepas blokkeren wanneer leden nog niet hebben betaald. Het is eveneens mogelijk om op voorhand de digitale licentiepas van leden te blokkeren. Dit raden wij echten niet aan omdat deze leden dan ook niet kunnen deelnemen aan toernooien en competities. Deze optie is vooral bedoeld voor leden die een reputatie hebben opgebouwd met achterstallige betalingen.

Hoe worden de wedstrijdleiders en scheidsrechters hierover geïnformeerd?

De scheidsrechters en wedstrijdleiders waarvan een e-mailadres bekend is, ontvangen een speciale nieuwsbrief. Deze nieuwsbrief wordt ook naar het secretariaat van de vereniging verstuurd zodat zij deze nieuwsbrief kunnen doorzetten aan de functionarissen van de vereniging.

ALLES WAT JE WILT WETEN OVER LIDMAATSCHAP
LIDMAATSCHAP

Hoe zit het lidmaatschap precies in elkaar?

Een lid dat zich aanmeldt bij een vereniging wordt door de ledenadministrateur aangemeld in de bondsapplicatie met een 1e lidmaatschap (primair lidmaatschap). Als het lid in kwestie al over een 1e lidmaatschap beschikt bij een andere vereniging dan kan voor deze persoon alleen een extra lidmaatschap worden toegevoegd. Als hij/zij toch een 1e lidmaatschap wil afsluiten bij deze vereniging dan zal er een overschrijving plaats vinden (van 1e lidmaatschap bij club a naar 1e lidmaatschap naar club b) Alle leden die momenteel over een wedstrijdlicentie beschikken zullen vanaf 1 januari 2020 over een primair lidmaatschap beschikken van de vereniging waarvan nu een wedstrijdlicentie in bezit is. Leden die over een wedstrijdlicentie en één of meerdere clublicenties beschikken hebben vanaf 1 januari een extra lidmaatschap van de verenigingen waarvan nu een clublicentie in bezit is. Alle leden die niet over een wedstrijdlicentie beschikken maar over één clublicentie zullen vanaf 1 januari 2020 over een primair lidmaatschap beschikken van de vereniging waarvan ze nu een clublicentie hebben. Leden die over twee clublicenties beschikken van verschillende verenigingen is gevraagd om de keuze van hun primair lidmaatschap kenbaar te maken via de vereniging. 

Hoe werkt overschrijven?

Als een lid overgeschreven wil worden, dan moet de huidige club (club a) in de ledenadministratie aangeven dat de speler in kwestie “overgeschreven” wil worden. Pas daarna kan de nieuwe vereniging (club b) het lid aanmelden met een 1e lidmaatschap.

 

Wanneer kan een speler overgeschreven worden?

Dit kan op elk moment. De speler in kwestie moet er wel rekening mee houden dat hij een lopende competitie waarin hij uitkomt voor Club A niet meer af mag maken namens club A en niet mag deelnemen aan dezelfde competitie namens Club B. Wanneer er niet is deelgenomen aan de competitie namens Club A kan er namens Club B bij een overschrijving wel worden deelgenomen aan de competitie

Hoe zit het met deelname aan competities?

Een lid kan deelnemen aan meerdere districtscompetities namens meerdere clubs waar hij/zij een lidmaatschap van heeft. Maar per districtscompetitie kan men maar deelnemen namens één club. Dit kan per competitie echter verschillen indien een lid meerdere lidmaatschappen heeft. Het is alleen mogelijk om namens de eerste vereniging deel te nemen aan de NPC.

Hoeveel bedragen de kosten in 2020?
  • Bondsbijdrage senioren 22,50
  • Bondsbijdrage senioren vanaf 01 juli 11,25
  • Bondsbijdrage jeugd (tot 18 jaar) 11,25
  • Bondsbijdrage jeugd (tot 18 jaar) vanaf 01 juli 5,75
  • Administratiekosten overschrijven 5,00
  • Administratiekosten extra lidmaatschap 5,00

 

SYSTEEM ALLUNITED
ALL UNITED

Kunnen we boules registreren?

Het is mogelijk om boules te registreren in het nieuwe systeem van AllUnited. Vooraf is een format gestuurd naar alle verenigingen om de set boules van de leden door te geven. Het is bij de livegang van het nieuwe systeem ook mogelijk om het unieke nummer van de boules te noteren. De gegevens van de boules van de leden kan te allen tijde worden gewijzigd en worden bijgewerkt. Wanneer geen gebruik is gemaakt van het importformat kunnen de ledenadministrateurs van de vereniging achteraf handmatig de boules registreren in het systeem.

Vanaf wanneer worden de gegevens automatisch gesynchroniseerd?

Vanaf 1 januari 2020 draait de interface elke nacht. Het is ook mogelijk om de interface handmatig te draaien. Dit kan handig zijn als een speler dezelfde dag nog moet kunnen spelen met zijn/haar licentiepas. Daarnaast kan direct gecheckt worden of er eventueel foutmeldingen zijn geconstateerd.

Waar kan ik relaties van de vereniging noteren?

De verenigingen hebben de mogelijkheid om uit twee verschillende relatietypes te kiezen. Dit bereft ‘Lid’ en ‘Overige relatie’. Voor de leden die worden aangemeld, betaalt de vereniging een bondsafdracht. Deze leden en ontvangen een licentie en zijn daarmee ook verzekerd. De overige relaties kunnen gebruikt worden voor personen die geen lid zijn van de vereniging, bijvoorbeeld partners, sponsoren, leveranciers of vrijwilligers.

Kunnen leden ook zelf wijzigingen doorvoeren in het systeem?

Nee, leden kunnen niet zelf wijzigingen doorvoeren in het systeem. Via AllUnited wordt er een mutatieformulier klaar gezet. Dit mutatieformulier kunnen verenigingen op hun eigen website plaatsen. Als het mutatieformulier wordt ingevuld ontvangt de ledenadministrateur een e-mail en een pop-up in het systeem als er een mutatie is doorgegeven. De ledenadministrateur moet de mutatie goed- of afkeuren. Pas na goedkeuring wordt de wijziging verwerkt.

Waar kan ik ereleden noteren?

Ereleden van de vereniging kunnen worden bijgehouden doordat het lid het label erelid krijgt toegekend. In de lijst van functies kan dit label gekozen worden.

 

Kan ik leden die deelnemen aan de NPC een aparte e-mail sturen en van een of meerdere team(s) de licenties downloaden?

Om de lijst van NPC spelers en digitale licenties van één NPC team te downloaden, is het van belang om bij de betreffende spelers de waarde van ‘NPC speler’ aan te vinken en erachter te zetten in welk team de betreffende speler speelt middels het teamnummer (1, 2, 3 etc.).

Worden de licentienummers van leden die vroeger lid waren herkent wanneer die zich opnieuw aanmelden?

Nee, alleen de gegevens van actieve leden worden gemigreerd. Door de nieuwe AVGwetgeving is het niet toegestaan om gegevens van “niet-leden” te migreren. Als deze “niet-leden” volgend jaar lid worden, zullen zij op dat moment een nieuw licentienummer toegekend krijgen.

HOE WERKT DE ALLUNITED CLUBAPP
De ClubApp kan alleen gebruikt worden bij een upgrade van jouw vereniging!
HOE KRIJG IK MIJN LICENTIE